Я прям по пунктам:
1. Главное - структурировать
2. Кому-то разрешить заливать по Фтп(админы и проч.), для остльных сделать ящик,
куда либо бросать мувики(если немного МБ) или ссылки на мувики(предварительно залив их куда-то в и-нет)
3. Для авторов обязательно несколько строк комментариев